Sommaren närmar sig och för att kunna koppla av på riktigt krävs planering. Här kommer några tips på hur du förbereder din verksamhet – ekonomiskt, administrativt och kommunikativt – inför ledigheten.
Se över kassaflödet – ha marginaler för sommaren
Många företag ser ett lägre inflöde av intäkter under sommaren, medan vissa kostnader rullar på som vanligt. Se därför till att ha likviditeten under kontroll. Gör en kassaflödesanalys och bedöm hur många veckors buffert du behöver om intäkterna minskar temporärt.
Tips:
• Fakturera tidigt och skicka ut fakturorna innan du går på semester om möjligt.
• Ha kontakt med din bank i god tid om du kan behöva rörelsekredit.
• Planera utbetalningar. Försök att skjuta upp större inköp eller utgifter till efter semestern.
• Var proaktiv och se över datum för inbetalningar av tex. moms.
Säkra bemanning och ansvarsfördelning
Se till att det är tydligt vem som gör vad. Gå igenom rutiner och se till att viktiga processer är dokumenterade. Det minskar risken för fel och stress hos medarbetare.
Om verksamheten stänger helt under sommaren så se till att informera kunder, leverantörer och andra kontakter i god tid om när ni har stängt och hur ni hanterar akuta ärenden.
Tips:
• Utse en ansvarig kontaktperson under din frånvaro.
• Gör en enkel manual med inloggningar, viktiga kontaktuppgifter och rutinbeskrivningar.
• Automatisera där det går – exempelvis med autosvar och schemalagda mejlutskick.
Informera kunder och intressenter i tid
Kunder, leverantörer och samarbetspartners uppskattar tydlighet. Informera om semestertider i god tid via mejl, nyhetsbrev och sociala medier. Passa på att också meddela när ni är tillbaka – gärna med ett datum för när normal verksamhet återupptas.
Tips:
• Lägg in autosvar i mejlen med datum för återkomst och kontaktväg vid akuta ärenden.
• Publicera upp en kort notis på hemsidan och i sociala kanaler.
Gör en halvårsgenomgång
Innan du loggar ut är det ett utmärkt tillfälle att gå igenom hur första halvåret gått – och vad som väntar till hösten. Det ger både lugn och kontroll.
Gå igenom:
• Resultat- och balansräkning: Hur ligger du till jämfört med budget?
• Prognos för Q3 och Q4: Behöver du justera mål eller strategier?
• Skatteplanering: Finns det åtgärder att vidta innan räkenskapsåret är slut?
Sätt gränser – och håll dem
Som företagare är det lätt att ”bara kolla mejlen” även under ledigheten. Men för att verkligen kunna återhämta dig behöver du bestämma vilka tider (eller dagar) du är helt offline – och kommunicera det.