Nu är det dags för semester. Bra förberedelser, välkända processer och tydlig kommunikation är avgörande för att allt ska fungera smidigt och skydda företaget mot bedrägerier. Här följer några enkla tips på hur du kan få en lugnare semester och kunna sova gott i hängmattan.
Kommunicera din frånvaro
Informera nyckelmedarbetare, samarbetspartners och kunder om din semester. Var samtidigt tydlig med vilken period du är borta och vem de kan kontakta under din frånvaro. Detta gör att du slipper bli störd under din ledighet. Glöm inte att aktivera Out of Office i din Outlook och markera kalendern med semester.
Utse en ansvarig kontaktperson
För att säkerställa att verksamheten fortsätter att fungera effektivt under semestern är det viktigt att utse en ansvarig person som kan hantera dagliga uppgifter och vara en kontaktpunkt för medarbetare och kunder. Denna person bör vara väl insatt i företagets rutiner och vara kapabel och att fatta beslut vid behov. Det är även bra att se över och uppdatera eventuella fullmakter.
Kris
Kritiska situationer kan uppstå även under semestertider och oberoende av hur noga du har förberett din ledighet. Definiera vad som är en kris för dig och ditt företag. När vill du bli kontaktad trots att du har semester? Tydlighet gällande detta ger ett lugn till dina medarbetare och gör att du undviker att bli störd för minsta lilla problem som kan uppstå.
Betalningar
Se över eventuella löneutbetalningar samt fakturor som måste signeras och betalas under din semester. Kan du registrera eller betala dessa i förväg eller har du möjlighet att delegera denna uppgift? För att underlätta så finns det idag många enkla lösningar som gör att man kan skicka fakturor digitalt eller ännu smidigare direkt från mobiltelefonen. Tydliggör samtidigt processen för att ändra kund- och leverantörsdata som adress och betalningsuppgifter. Ett email är aldrig en bra metod.
Bedragare tar aldrig semester
Tyvärr är sommar och ledighet ofta högtid för bedragare. För att undvika att bli lurad är det viktigt att se till att rutiner och processer kring till exempel utbetalningar följs trots semestertider. Se till att informera all personal, även sommarvikarier, om vanliga typer av bedrägerier så exempelvis vishing och phishing och hur man kan känna igen dessa. Tydliga rutiner för hur medarbetare ska gå tillväga när man inser att man har blivit utsatt för ett bedrägeri och också av högsta vikt. Tid är ofta en viktig faktor och kan minimera skadan avsevärt.
Mer information om olika bedrägerier och hur du skyddar dig och ditt företag
Gå och fiska, men undvik phishing